Türkiye’nin dünyada en iyi tanınan yönetim danışmanlık şirketiYaşam kalitesi, yönetim kalitesi ile artar Globaly recognized Turkish management consulting firmImproving quality of management improves quality of life

Bütçeden Performansa

Sonbahar bir çok şirket için bir taraftan yıl sonunu performansını yakalamak üzere çaba gösterilen, bir taraftan da gelecek yılın bütçe hazırlıklarının yapıldığı yoğun bir dönemdir. Bu yoğunluk içerisinde yapılan bütçe hazırlıkları şirketleri üstün performansa taşıyacak bir çalışma olmaktan uzak kalmaktadır. Bütçe çalışmaları genellikle üst yönetimin ve/veya patronun gelecek yılın ne kadar güç geçeceği konusunda ikna edilmesi ve hedeflerin mümkün olduğu kadar düşük belirlenmesi çabası olarak gerçekleşmektedir.

Yöneticilerin böyle bir hedefi olmasa da, yoğun çalışma temposu içerisinde ağırlıklı olarak mali işler bölümüne delege edilen bütçe çalışmaları stratejik bakıştan, piyasa ve rekabet gelişmelerinden uzak olabilmektedir. Oysa, bütçeler yüksek performansı yakalamak için yapılan bir hazırlık haline getirildiğinde, şirketin strateji uygulama etkinliğini artıran önemli bir araç olabilir.
Bütçe çalışmalarına başlarken stratejik yaklaşım basit ve net olarak ortaya konmalıdır. Stratejinin özü seçim yapmak olduğuna göre, kurumda herkesin stratejiyi iyi anlayabilmesi için ne yapılacağı kadar, nelerin yapılmayacağını da anlatması faydalı olur. Stratejinin en önemli katkılarından birisi de kurum kaynaklarının belli bir hedef, seçim doğrultusunda odaklanmasını sağlamaktır. Odaklanma ise ancak iletişimi iyi yapılmış, herkesin kolayca anlayacağı bir stratejik bakışın ortaya konmasıyla sağlanabilir.

Bütçe çalışmalarının gelecek yıl için ortaya konan tahmini sonuçlarla ilgili politik pazarlık olmaktan çıkarılması gerekir. Çünkü bu yaklaşım şirket içindeki en öenmli iletişim araçlarından birisi olan bütçelerin ulaşılabilecek performansın gerisinde kalmasını sağlar. Bu nedenle, yönetim ile yönetim kurulu arasında öncelikle karşılıklı güven ortamı yaratılmalıdır. Sorgulama süreci ise sonuçlar üzerinde değil, varsayımlar ve öngörüler üzerine odaklanmaldır. Burada bahsi geçen varsayımlar sadece ekonomik büyüme, faiz hadleri gibi makroekonomik varsayımlar değil, genellikle açıkça ortaya konmayan müşteri beklentileri, müşteriye ulaşım kanalları, tedarikçi performansı, rakiplerin performansı, ölçek ve kapsam ekonomileri, giriş engelleri, teknolojik gelişmeler, düzenleyici ve denetleyici kurumların kararları gibi konulardaki varsayımlar ve öngörülerdir.

Üzerinde çalışılması gerenek bir başka alan da nihai katma değerin ne kadarının sektörde kaldığı ve şirketin bundan aldığı paydır. Çünkü verimlilik artışları için sadece şirket içine odaklanmak nihai müşteri açısından yapılabilecek önemli verimlilik artışlarına kör kalmaya ve sektörü şekillendirme fırsatlarının yakalanamamasına neden olabilir. Katma değerin bütününe odaklanmak birçok yeni fırsatın tanımlanmasına yardımcı olabilir.

Bütçe çalışmalarında sonuçların tahminine gelmeden önce, sıfır bazlı bir yaklaşım ile gelecek sene için gerçekleştirilmesi planlanan projeler açısından kaynak planlaması yapmak, bütçelerin gerçekçi olması açısından ve daha da önemlisi bu projelerle ilgili sorumlulukların belirlenmesi açısından faydalı olur. Örneğin, yeni bir pazara girerken o pazarla ilgili olarak insan kaynaklarını geliştirme çabalarına ne kadar önceden başlanacağının planlanması uygulamada da başarıyı elde etmenin ilk adımıdır.

Bütçe çalışmalarının en önemli özelliklerinden birisinin de kurum içerisinde önceliklendirme konusunda fikir birliğine varılmasıdır. Kaynakların odaklanması ve başarı için bu konudaki fikir birliğine ihtiyaç vardır. Bu çalışma aynı zamanda risklerin de değerlendirilmesini içerdiğinde sene içinde karşılaşılabilecek durumlara karşı fikri hazırlık yapılmış olacağından uygulama hızını ve etkinliğini de artırır.

Özetle, bütçe çalışmalarında sadece sonuçlar üzerine odaklanıp, bu konuda pazarlık ortamı yaratmak yerine; ağırlıklı olarak girdiler, varsayımlar ve öngörüler üzerine odaklanıp önceliklerin ve risklerin ortaya konmasına odaklanmak gerekiyor. Kurumda yaygın olarak paylaşılan bir çalışma planının ortaya konmasını sağlamak üstün performansa ulaşmanın ilk adımıdır.