Türkiye’nin dünyada en iyi tanınan yönetim danışmanlık şirketiYaşam kalitesi, yönetim kalitesi ile artar Globaly recognized Turkish management consulting firmImproving quality of management improves quality of life

Genel Giderleri Yönetebilmek

Rekabetin her geçen gün keskinleştiği bir ortamda şirketlerin maliyetleri kontrol altına almak için odaklandıkları gözlemleniyor. Ancak, genellikle bu çabalarda üretim maliyetleri öncelik kazanırken, genel giderlere ilişkin çalışmalar hem kıyaslama güçlükleri, hem de ayrıştırma güçlükleri nedeniyle doğru yönetilemiyor. Bu nedenle, genel giderleri kısabilmek için stratejik kararlar yerine belli oran hedeflerinin verildiği gözleniyor. Oysa, genel giderler de bir kurumun rekabet gücünü etkileyen önemli faaliyetleri gerçekleştirmek için kullanılıyor olabilir.

Genel giderleri etkin bir şekilde yönetebilmek için onları doğru sınıflandırıp, sadece giderleri değil aynı zamanda getirilerini de ölçmek üzere çalışmak gerekir. Çünkü genel giderlerin değerlendirilmesi de yarattıkları değer ve bu değerin yaratılmasındanki verimlilik ile ölçülmelidir. Ancak, bu yaklaşımda dikkat edilmesi gereken husus maliyet ile getirinin hangi vadede gerçekleşeceğidir. Örneğin, ar-ge faaliyetlerini sadece bir yıllık bütçeye olan etkileri ile değerlendiren bir şirket, belki de geleceği için en önemli faaliyetlerden birisi olan bu alandaki faaliyetlerini aşırı bir şekilde kısıtlamaya gidebilir.

Maliyetleri kontrol altına almaya çalışan bir yönetimin ilk kararlarından birisi de henüz doldurulmamış pozisyonlar için işe alımların durudurlması oluyor. Oysa, bir pozisyonun henüz doldurulmamış olması, o pozisyonun öncelikler arasında olmadığı anlamına gelmeyebilir. Belki de çok önemli bir pozisyon için onu dolduracak nitelikte bir kişinin bulunmasının güçlüğü bu pozisyonun henüz boş olmasının nedenidir. Ancak, detaylı bir değerlendirme yapmadan tüm açık pozisyonların doldurulmasının dondurulması, kurumu belli alanlarda zayıf bırakabilir.

Bu nedenle, genel giderlere mutlaka azaltılması gereken bir gider türü olarak bakmak yerine, onların orta ve uzun vadeli potansiyel getirileri olabileceği ve faydaların birden fazla bölümün perfromansını etkileyebileceğini de unutmamak gerekir. Örneğin, şirket içi iletişimi ve problem çözme yetkinliklerini artıan bir kalite eğitiminden tasarruf etmeye çalışmak aslında pek de etkin bir kesinti olmayabilir.

Genel giderlere ilişkin faaliyetler dört temel alanda sınıflandırılabilir: (i) Muhasebe, yönetim raporlaması gibi temel bir servisin sunulması, (ii) Verimlilik ve servis hızını artıran hizmetler, (iii) İç denetim, sağlık ve çevre denetimleri gibi riskleri azaltan hizmetler, (iv) Şirkete esneklik, ürün portföyünde denge veya ölçek gibi stratejik avantajlar kazandırması beklenen iş geliştirme gibi hizmetler.

Bu hizmetlerin sürekliliği, gerektirdiği yetkinlikler gibi konular değerlendirilerek hangilerini dışarıdan temin edilebileceğine ilişkin kararların verilmesi sadece giderlere odaklanılarak bu hizmetlerden vazgeçmekten daha etkin sonuçlar üretebilir. Örneğin, sürekli olarak müşterileriyle hukuki anlaşmazlığa düşen bir şirkette bu konuda uzman bir hukuk departmanı oluşturmak uygun olabilirken, bu gereksinimle sık karşılaşmayan bir şirketin bu hizmeti dışarıdan alması daha uygun olabilir.

Bu nedenle, genel giderlere ilişkin kararları vermeden önce, hangi faaliyetlerin genel gider kategorisinde değerlendirilmesi gerektiği konusunda bir uzlaşı sağlanmalı, bunların hangi amaca yönelik çalışmaları gerektiği açıkça ortaya konmalı, her aktivite için maliyetler ve performans metrikleri belirlenmeli ve bu hizmetlerden hangilerinin dışarıdan alınmasının daha faydalı olacağı değerlendirilmelidir.

Uzman birikimi gereken ve şirketçe çok sık karşılaşılmayan durumlarda danışman kullanmak verimli bir çözüm olabilir. Nitekim, dünyanın en önde gelen şirketleri bile birçok konuda ya daha ekonomik olduğu için (örneğin, ücret ödemeleriyle ilgili işlemleri) veya uzmanlık gerektirdiği için (örneğin, vergi planlaması gibi faaliyetleri) dışarıdan hizmet kullanarak genel giderlerini kontrol etmekle kalmıyor, aynı zamanda en etkin kaynaklara ulaşarak iş sonuçlarını da iyileştiriyorlar.

Özetle, genel giderler de sadece girdi odaklı olarak değil, aynı zamanda sonuç odaklı olarak yönetilmelidir.