Türkiye’nin dünyada en iyi tanınan yönetim danışmanlık şirketiYaşam kalitesi, yönetim kalitesi ile artar Globaly recognized Turkish management consulting firmImproving quality of management improves quality of life

Performansın Raporlanması

“ Ölçülmeyen performans, iyileştirilemez.” Bu nedenle, yönetim kurullarının ve her seviyedeki yönetimin en önemli girdisi performans raporlarıdır. Bilginin olmadığı yerde, önyargılar ön plana çıkar, yönetim kalitesini geliştirmek güçleşir. Önemli bir başka trend de dünyadaki tüm kurumların karşılıklı bağımlılığının artmakta olması ve belli ağlara mensup olabilmek için belli davranış tarzlarının sürdürüldüğü konusunda güven verme gereğidir. Örneğin, bir şirketin hisselerini halka açabilmesi için (halka açık şirketler ligine mensup olabilmesi için) SPK kurallarına uyması ve hesaplarını üçüncü bir kuruma (denetim şirketlerine) açarak denetletmesi ve bu bilgileri kamuoyu ile paylaşması gerekiyor. Bir başka örnek olarak, ihracat yapabilmek için ISO belgelerini almanın ve güncellenmesinin bir gereklilik haline gelmesini gösterebiliriz.

Bu nedenle, gerek yönetim kalitesinin artırılabilmek, gerekse dünyadaki belli ağlara girebilmek için kurum performansının düzenli olarak raporlanması gerekiyor. Peki, bu raporları kullanan yöneticilerin, analistlerin, yatırımcıların bekledikleri raporlama standartları neler olmalı?

Öncelikle bir raporun değerli olabilmesi için o rapordaki bilgilerin doğruluğu konusunda güven olmalı. Bu nedenle, birçok rapor bağımsız bir üçüncü parti tarafından değerlendiriliyor ve bu değerlendirici kurumun itibarı bu konudaki önemli bir gösterge oluyor. Bu nedenle, raporları oluşturan bilgilerin bağımsız bir parti tarafından aynen elde edilebilir (ispatlanabilir) ve kıyaslanabilir (daha önceki dönemlerle ve başka kurumlarla) olması gerekiyor. Bu nedenle, bilgilerin de nasıl bir süreç ile elde edildiğinin bilinir ve güvenilir olması gerekiyor. Bir çok kurumun iç denetim mekanizmalarının başlıca sorumlulukları arasında bu konudaki güvenilirliliği zedelememek geliyor.

Bir raporun değerli olabilmesi için gereken önemli bir başka unsur da içeriğinin kapsamıdır. Raporlar kurum performansının bütününü kapsamalı, yapılan ölçümler hedeflere ulaşma konusundaki bilgileri içermeli, düzenli ve sürdürülebilir verilere dayandırılmalıdır. Raporun belirlenen hedeflere yönelik kullanılan girdiler ve elde edilen sonuçlar konusunda dengeli olarak bilgi içermesi gerekiyor. Raporlamada genellikle yapılan hatalardan birisi kolay elde edilebilen ve/veya çok net olarak elde edilen bilgilere yer verilmesi ve performans açısından önemli olmasına rağmen güç elde edilen veya netlikle ölçülemeyen bilgileri ise içermemesidir. Oysa, raporu kullanacak olan paydaşların önem verdikleri tüm konuları bütünsel ve dengeli bir şekilde kapsaması raporun değerini artırır.

Raporların faydalı olabilmesi için bilgilerin güncel olması, raporun paydaşlara zamanında ulaştırılması ve kolay anlaşılır olması gerekiyor. Bu nedenle, raporun müşterisinin kimler olduğu iyi belirlenmeli ve bu rapora dayanarak karar vermesi beklenenlere eş zamanlı olarak ulaştırılmaya çalışılmalıdır. Raporda trendlerin görsel olarak gösterilmesi, geçmişteki performans, hedeflenen performans ve en iyilerle kıyaslamalara yer verilmesi raporun değerini artırır. Anlaşılırlığı artırmak için sadece ana verilerin değil, aynı zamanda yüzdesel dağılımların ve göreceli değişim oranlarının da verilmesi faydalı olur. Performans farklılıklarının nedenlerinin rakamsal olarak ayrıştırılması da (farklılık analizi) rapor kalitesini artırır. Rapor kalitesini artıran bir diğer unsur da gelecek projeksiyonlarına ve risk analizlerine yer verilmesidir. Raporlarda sunulan veriler üzerinde yönetim sorumluluğu olanların yorumlarını da içermesi değerlendirme toplantılarının daha verimli geçmesine yardımcı olur.

Özetle, performans raporları yönetim kalitesini geliştirmenin ve kurumların işbirliklerini geliştirmelerinin temel taşlarındandır. Perfromans raporlarının kalitesini geliştirmek, şirket performansının da gelişmesine yadımcı olur.