Türkiye’nin dünyada en iyi tanınan yönetim danışmanlık şirketiYaşam kalitesi, yönetim kalitesi ile artar Globaly recognized Turkish management consulting firmImproving quality of management improves quality of life

Yönetim Kurulları ve Bilgi Sistemleri

Yönetim kurulları için en önemli konulardan birisi de toplantılarda stratejik konulara yeterli ağırlığın verilmesini sağlamaktır. Yönetim kurulu üyelerinin şirketin performansını değerlendirme, fırsat ve tehditleri algılayabilme yetkinliğini geliştirebilmeleri toplantı hazırlıklarının doğru bilgilere dayandırılmasıyla sağlanabilir. Bu nedenle, yönetim kurulları için en önemli konulardan birisi de kendilerine sunulan bilgilerin güvenilirliği, tutarlılığı, ve kapsamıdır.

Birçok şirkette yönetim kurullarına hazırlanan bilgiler ya yasal gereklilikleri içeren muhasebe sistemine dayandırılmakta, ya da özel istekler için farklı yerlederden elde edilen bilgilerin pek de düzenli olmayan bir biçimde sunumunu içermektedir. Oysa, yönetim kurulunu ilgilendiren, özellikle stratejik özellikler içeren bilgiler aslında bilgi sistemlerinin temel çıktıları arasında yer almalıdır.
Yönetim kurullarına sunulan raporların değerli olabilmesi için o rapordaki bilgilerin doğruluğu konusunda güven olmalı. Bu nedenle, raporları oluşturan bilgilerin bağımsız bir parti tarafından aynen elde edilebilir (ispatlanabilir) ve kıyaslanabilir (daha önceki dönemlerle ve başka kurumlarla) olması gerekiyor. Raporlara temel teşkil eden bilgilerin orjinal işlemlere dayandırılabilmesi aslında bu bilgilerin analizlerde kullanılabilmesine, konuların derinlemesine araştırılabilmesine ve sorulan soruların detaylı olarak cevaplandırılabilmesine yardımcı olur. Bu nedenle, bilgilerin de nasıl bir süreç ile elde edildiğinin bilinir ve güvenilir olması gerekiyor. Bir çok kurumun iç denetim mekanizmalarının başlıca sorumlulukları arasında bu konudaki güvenilirliliği sağlamak geliyor.

Yönetimin ve yönetim kurullarının sağlıklı bir etkileşim ortamında buluşabilmeleri için bilgilerin güncelliği de özel önem taşıyor. Bilginin aylar geçmeden hazırlanabilmesi ve zamanında tartışmalara esas oluşturacak şekilde sunulabilmesi, karar etkinliğini artırıyor. Bu nedenle, bilgi sistemlerinin işlem bazındaki verilerin konsolidasyonunu etkin ve hızlı bir şekilde yapabilmesinin sağlanması yönetim kurulu etkinlği açısından da önem taşıyor.

Bir raporun değerli olabilmesi için gereken önemli bir başka unsur da içeriğinin kapsamıdır. Raporlar kurum performansının bütününü kapsamalı, yapılan ölçümler hedeflere ulaşma konusundaki bilgileri içermeli, düzenli ve sürdürülebilir verilere dayandırılmalıdır. Kurumun anahtar performans göstergelerinin belirlenmesi ve bunların güç de olsa ölçülmesi için kaynak tahsis edilmesi yönetim kurullarının etkin çalışabilmesi için önemli bir gerekliliktir.

Raporun belirlenen hedeflere yönelik kullanılan girdiler ve elde edilen sonuçlar konusunda dengeli olarak bilgi içermesi gerekiyor. Raporlamada genellikle yapılan hatalardan birisi kolay elde edilebilen ve/veya çok net olarak elde edilen bilgilere yer verilmesi ve performans açısından önemli olmasına rağmen güç elde edilen veya netlikle ölçülemeyen bilgileri ise içermemesidir. Oysa, raporu kullanacak olan paydaşların önem verdikleri tüm konuları bütünsel ve dengeli bir şekilde kapsaması raporun değerini artırır. Türkiye gibi özellikle kayıt dışı ekonominin boyutlarının yüksek olduğu piyasalarda, bilgi toplama konusuna daha çok kaynak ayırmak, stratejik risk ve fırsatları doğru değerlendirebilmeyi sağlayan önemli bir etken oluyor.

Yönetim raporlarının kalitesini artıran bir diğer unsur da gelecek projeksiyonlarına ve risk analizlerine yer verilmesidir. Raporlarda sunulan veriler üzerinde yönetim sorumluluğu olanların yorumlarını da içermesi değerlendirme toplantılarının daha verimli geçmesine yardımcı olur. Yönetimin gelecek ve rekabetin hareketleri konusundaki görüş ve öenerileri yönetim kuruluyla paylaşacak titizlikle ve düzenli olarak raporlaması aslında yönetimin hazırlık düzeyinin de bir göstergesidir. Bu nedenle, pazar ve rekabet konusundaki gelişmeleri organizasyonun farklı kesimlerinden elde edilen bilgilerle takip edebilmek ve yönetim bilgi sistemlerini kullanarak düzenli olarak raporlanmasının sağlamak yönetim kurllarının da daha etkin çalışmasına ortam hazırlar.

Özetle, yönetim kurullarının etkinliği sadece yönetim kurullarını oluşturanların özellikleriyle değil, aynı zamanda onlara düzenli ve güvenilir şekilde sunulan bilginin de kalitesiyle artar.