Türkiye’nin dünyada en iyi tanınan yönetim danışmanlık şirketiYaşam kalitesi, yönetim kalitesi ile artar Globaly recognized Turkish management consulting firmImproving quality of management improves quality of life

Yönetim Kurulu Toplantı Notları

Yönetim Kurulu toplantılarının notlarının tutulması hem kurumsallaşma açısından, hem de hukuki risklere karşı korunmak açısından önemlidir. Yönetim Kurulu kararlarının dokümante edilmesi üst yönetim ile paylaşılmasını ve bu nedenle kararların uygulanmasını ve takip edilmesini kolaylaştırır. Ayrıca, gerek hissedarlarca, gerekse düzenleyici ve denetleyici kurullar ve kamu otoritesince kurumun karar mekanizmalarının sorgulanmasında yönetim kurulu toplantı notları önemli bir yer tutar. Bu nedenlerle, bu toplantı notlarının nasıl tutulacağı konusu önemldir.

Yönetim kurulu toplantı notlarının etkili bir şekilde kullanılması aslında yönetim kurulu çalışmalarının da etkinliğini artırıcı bir araç olur. Bu notlar, yönetim kurulunun kararlarını hangi bilgi ve gerekçelere dayandırıldığını ortaya koyarak kararların yeterince eleştirel bir düşünce sürecinden geçtikten sonra verilmiş olduğunu kayıt altına almış olur.

Kaydı tutulan yönetim kurulu kararlarının takibi kolaylaşır ve kurum için kritik bilgilere kolay ulaşım sağlanır. Bu notlar aynı zamanda yönetim kurulunun öncelik belirlemesi, zaman planlaması ve yıllık yönetim kurulu performans değerlendirilmeleri için de çok önemli bir girdi oluşturur. Bu notlar, yönetim kurulunun etkinliğini artırmasının yanısıra hukuki süreçlerle karşılaşıldığında yönetim kurulunun sağduyulu kararlar verdiğini ispat etmesi için önemli bir dayanak oluşturur.

Yönetim kurulu toplantı notları bazı kurumlarda tüm konuşmaları içerecek şekilde, bazı kuruluşlarda ise sadece kararları kayda geçirecek şekilde tutulur. Her iki formatında artıları ve eksileri vardır. Kısa formda tutulan notlar daha öz ve daha kolayca tutulma avantajlarına sahipken, kararların hangi bilgi ve gerekçelere dayandırıldığı konusunda eksik kalırlar. Uzun formda tutulan notlar ise hem tutulmasının güçlüğü, hem de farklı yorumlara açık olabilmeleri açısından güçlük yaratabilir. Benzer şekilde toplantıların teybe alınmış olması da aynı güçlükleri gündeme getirebilir. Bu nedenle bu iki formun arasında bir denge bulunarak tutulan notlar en etkin sonuçları verir.

Yönetim kurulu toplantı notları içerik olarak şu konuları kapsamalıdır:
(i) toplantıya kimlerin hangi aşamada ve nasıl (telefonla veya doğrudan) katıldıkları,
(ii) toplantının nerede ve ne zaman yapıldığı ve hangi temel gündem maddelerini içerdiği (her maddeye ne kadar zaman ayrıldığının da not edilmesi faydalı olur.),
(iii) toplantının türü ve duyurusunun ne zaman ve nasıl yapıldığı (önceden belirlenmiş normal bir toplantı mı, yoksa olağanüstü bir toplantı mı?; tüm yönetim kurulunun bir toplantısı mı, yoksa bir komite toplantısı mı?),
(iv) toplantıda yöneticilerin bulunmadığı bir değerlendirme aşamasının olup olmadığı (executive session),
(v) katılımcılara hangi bilgilerin, ne zaman sunulduğu ve üyelerin sunulan bilgiyi yeterli bulup, bulmadıklarına ilişkin görüşleri,
(vi) yönetim kurulunun hangi alternatifleri, hangi boyutlarıyla ele aldıkları ve varsa aralarındaki görüş farklılıkları,
(vii) alınan kararlar ve gerekçeleri,
(viii) varsa karara uymayan üyelerin görüşleri,
(ix) üyelerin bağımsız değerlendirme yaptıklarına ilişkin göstergeler ve potansiyel çıkar çatışması olabilecek konularda karar sürecinden kendilerini dışarıda tutan üyelerin durumu,
(x) üyelerin zamanında ve yeterli bilgi edinerek karara ulaştıklarına ilişkin göstergeler.

Yönetim kurulu toplantılarından sonra sunulan belgelerin saklanmasına ilişkin bir politika oluşturulması da faydalı olur. Üyelerin kendi notlarında eksikliklerin ve farklı yorumların olabileceği gözönüne alınarak, resmi kayıt olarak tutulan notların her toplantı başında yönetim kurulunca onaylanması ve önceki toplantı(lar)da alınan kararların uygulanmasına ilişkin gelişmeler hakkında bilgi alınması önemlidir.